Privacybeleid

Privacy Statement

Algemeen

Om de diensten aan leden en/of bezoekers beschikbaar te kunnen stellen, is het noodzakelijk dat Tennisclub Leerdam in een aantal gevallen jouw persoonsgegevens verwerkt. Tennisclub Leerdam respecteert de privacy van haar leden en/of bezoekers en zorgt dat al deze persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld. In dit Privacy Statement wordt uitgelegd welke gegevens worden verwerkt, wat er met jouw gegevens wordt gedaan en welke rechten je hebt.
Hieronder tref je een overzicht aan van alle onderwerpen die in dit Privacy Statement staan.

• Welke gegevens worden door Tennisclub Leerdam verwerkt?
• Doel van de verwerking
• Verstrekking aan derden
• Bewaartermijn
• Beveiliging
• Bezoek website
• Foto- en videoprotocol
• Jouw rechten
• Informatie over het Privacy Statement van Tennisclub Leerdam
• Wijzigingen in dit Privacy Statement

Welke gegevens worden door Tennisclub Leerdam verwerkt?

Als je lid wordt bij Tennisclub Leerdam worden de volgende gegevens verzameld: initialen, voor- en achternaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geslacht, geboortedatum, betaalgegevens en IP-adres (alleen bij inschrijving via de website). Tevens dient een pasfoto te worden ingeleverd welke gebruikt wordt voor je ledenpas. Deze gegevens worden gedeeld met de overkoepelende tennisbond KNLTB (met uitzondering van betaalgegevens en IP-adres), die aan jou een bondsnummer toekent.

• Op de ledenpas staan de volgende gegevens: naam van de vereniging (Tennisclub Leerdam), verenigingsnummer, initialen en achternaam, geboortedatum, geslacht, bondsnummer, pasfoto en ranking (speelsterkte/tennisniveau).
• De gegevens worden ingevoerd in de ledenlijst van de website (met uitzondering van betaalgegevens en IP-adres). Deze zijn opvraagbaar voor leden van Tennisclub Leerdam door in te loggen op een met wachtwoord beveiligde pagina op de website.
• Een aantal gegevens worden opgeslagen in het kassasysteem (voornaam, achternaam, emailadres en geboortedatum). Dit om betaling met de KNLTB-pas mogelijk te maken en de regels van de Drank- en Horecawet na te leven.
• In geval van bijzondere verdiensten worden voor- en achternaam in combinatie met verdienste(n) vermeld in het jaarverslag van Tennisclub Leerdam.
• Mocht een lid van Tennisclub Leerdam zich inschrijven bij een tennisactiviteit via de website www.toernooi.nl (niet gerelateerd aan Tennisclub Leerdam), dan worden de gegevens gedeeld met de organiserende vereniging.
• Als een lid van Tennisclub Leerdam zich aanmeld voor een evenement bij Tennisclub Leerdam, dan worden een aantal contactgegevens verzameld: voor- en achternaam, e-mailadres en evt. ook adresgegevens of een telefoonnummer, afhankelijk van het soort evenement.
• Bij sommige activiteiten worden foto’s of video’s gemaakt voor plaatsing op de website van Tennisclub Leerdam (zie Foto- en videoprotocol)

Doel van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens voor verschillende doeleinden, namelijk voor het:

• optimaal kunnen bedienen van tennisverenigingen, individuele leden van Tennisclub Leerdam en het verbeteren van de dienstverlening.
• aanmaken van contributiefacturen. Primair worden deze met naam- en adresgegevens en contributiebedrag verzonden via het in het ledenbestand aanwezige e-mailadres.
  Rappels worden via e-mail verstuurd; aanmaningen schriftelijk per post.
• aangaan en onderhouden van een relatie met alle leden van Tennisclub Leerdam door hen o.a. te berichten over het:
  – organiseren van competities en toernooien.
  – informeren van leden inzake verplichtingen richting Tennisclub Leerdam (bv. bardienst, contributie).
  – organiseren van cursussen en/of opleidingen.
  – organiseren van bijeenkomsten.
  – verstrekken van door jou gevraagde informatie.
  – aanbieden van producten, diensten, evenementen van Tennisclub Leerdam, de partners van Tennisclub Leerdam of andere
  partijen waarmee Tennisclub Leerdam samenwerkt.
  – versturen van tennisnieuws en servicegerichte informatie om onze leden te informeren, te
  interesseren en te betrekken.
• nakomen van wettelijke verplichtingen
• archiveren

Voor zover wet- en regelgeving nadere eisen stelt aan de verwerking zoals het vooraf vragen van toestemming, het bieden van het recht van verzet of het achteraf kunnen afmelden, zal Tennisclub Leerdam die eisen uiteraard volgen.

Verstrekking aan derden

De door ons verzamelde gegevens zijn nodig in het kader van de hierboven beschreven doeleinden. Als verstrekking van de gegevens aan derden nodig is voor het uitvoeren van de hiervoor genoemde doeleinden, stellen wij jouw gegevens aan deze derden ter beschikking onder de door Tennisclub Leerdam opgestelde voorwaarden en in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen. Het gaat dan bijvoorbeeld om het verstrekken van gegevens aan derden die voor onze verenigingen en leden een ICT-oplossing aanbieden, zoals de KNLTB (overkoepelende tennisbond) en het kassasysteem (TWELVE). Er zijn (verplichte) verwerkingsovereenkomsten met deze derde partijen.

Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden alleen voor de hierboven gestelde doelen verwerkt. Tennisclub Leerdam bewaart deze gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de verwerking van de hierboven omschreven doeleinden, tenzij deze gegevens noodzakelijk zijn om te voldoen aan een wettelijke plicht.

Beveiliging

Tennisclub Leerdam gaat uiterst zorgvuldig om met de verwerking van jouw gegevens. Er worden voortdurend passende maatregelen genomen om jouw gegevens te beveiligen tegen verlies, ongeoorloofd gebruik of wijziging ervan, conform de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen. Het programma voor de ledenadministratie draait solitair en is voorzien van een beveiliging. Tevens voorziet het programma in het aanmaken van een back-up, welke alleen via het programma weer in te lezen is om de gegevens zichtbaar te krijgen.

Bezoek website

De website van Tennisclub Leerdam werkt zonder cookies, dus er worden geen gegevens vastgelegd. Het inloggen door een lid van Tennisclub Leerdam (voor het raadplegen van ledeninformatie of voor een opgave van een bardienst), wordt wel in een logbestand opgeslagen.

Foto- en videoprotocol

Tennisclub Leerdam hanteert een foto- en videoprotocol voor het plaatsen van foto’s en/of video’s op de website en (sociale) media. Tijdens alle activiteiten die door Tennisclub Leerdam worden georganiseerd binnen de eigen accommodatie, mogen/kunnen foto’s en video’s gemaakt worden door leden en/of ouders/verzorgers van leden of uitgenodigde pers. Mogelijke omstandigheden waarbij opnamen gemaakt kunnen worden zijn wedstrijden en (officiële) toernooien, verenigingsactiviteiten en trainingen.

Hierbij moet met de volgende zaken rekening worden gehouden:

• Bij Tennisclub Leerdam is het niet toegestaan om foto’s- en/of video’s te maken in de kleedkamers, toiletten of doucheruimtes.
• Voor zover het beeldmateriaal voor eigen gebruik is, gelden geen nadere bepalingen mits het een eigen kind betreft, noch aanvaardt Tennisclub Leerdam enige aansprakelijkheid hiervoor.
• Door een trainer en/of coach kan gevraagd worden om een video te maken van zijn/haar team/pupil ter verbetering van de prestaties. De volledige opnamen worden enkel ter beschikking gesteld aan de door de trainer en/of coach aangewezen personen.
  In alle andere gevallen dient voor het maken van foto’s en video’s goedkeuring te worden verkregen van het bestuur. Ouders/verzorgers van jeugdleden en leden die bezwaar hebben tegen het maken van opnamen in algemene zin, kunnen dit bezwaar kenbaar maken bij het bestuur met opgave van redenen.

Het publiceren van foto’s en video’s is aan de volgende regels onderhevig:

• Tennisclub Leerdam beheert de website tcleerdam.nl. De website heeft tot doel informatie te verstrekken over de vereniging. Deze informatie is bestemd voor leden, ouders/verzorgers van jeugdleden, sponsors en externe contacten en belangstellenden.
• Het auteursrecht ten aanzien van de inhoud van de website berust bij Tennisclub Leerdam. Het is niet toegestaan de inhoud van de website geheel of gedeeltelijk openbaar te maken en/of in enige vorm of op enige wijze te verveelvoudigen zonder voorafgaande toestemming van het bestuur.
• Vooraf wordt er geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht.
• Er wordt geen beeldmateriaal van individuele kinderen geplaatst als ouders/verzorgers bezwaar hebben gemaakt. Meerdere kinderen op beeldmateriaal geniet de voorkeur.
• Mochten ouders/verzorgers bezwaar maken tegen bepaald beeldmateriaal, dan kan in overleg besloten worden om dit te verwijderen.
• Leden en/of ouders/verzorgers van jeugdleden die bezwaar hebben tegen het plaatsen van beeldmateriaal, dienen dit schriftelijk kenbaar te maken bij het bestuur. Deze personen komen op een lijst te staan, waarmee rekening wordt gehouden bij de plaatsing hiervan. Dit bezwaar kan ook weer worden herroepen.
• Het bestuur is eindverantwoordelijk voor alles wat geplaatst wordt op de website van Tennisclub Leerdam en (sociale) media.

Bestuursleden, begeleiders, coaches en trainers hebben een voorbeeldfunctie als het gaat om het gebruik van beelddragers. Zij dienen te allen tijde te handelen naar dit protocol. Indien zich een incident voordoet, zal het bestuur hier zorgvuldig mee omgaan en disciplinaire maatregelen treffen. Betrokken ouders/verzorgers worden direct geïnformeerd.

Jouw rechten

Als je geen prijs meer stelt op het ontvangen van informatie (niet zijnde serviceberichten) en aanbiedingen, dan kun je je vanuit die betreffende uiting afmelden. Verder heb je het recht om je gegevens in te zien, te (laten) corrigeren of te verwijderen. Dit laatste kan alleen als er geen wederzijdse (wettelijke) verplichtingen meer zijn tussen jou als lid en Tennisclub Leerdam.

Informatie over het Privacy Statement van Tennisclub Leerdam

Voor alle vragen en/of opmerkingen die je hebt over het Privacy Statement van Tennisclub Leerdam kun je contact opnemen door een e-mail te sturen naar privacy@tcleerdam.nl.

Wijzigingen in dit Privacy Statement

Dit Privacy Statement kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd. Het is daarom raadzaam om met enige regelmaat dit Privacy Statement op de website te raadplegen.

Laatste update: 7 maart 2019