Privacy Statement
Algemeen
Om de diensten aan leden beschikbaar te kunnen stellen, is het noodzakelijk dat Tennis en padelclub Leerdam (verder TCL) persoonsgegevens van haar leden verwerkt. TCL respecteert de privacy van haar leden en zorgt dat deze persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld. In dit Privacy Statement wordt uitgelegd welke gegevens worden verwerkt, wat er met jouw gegevens wordt gedaan en welke rechten je hebt.
Hieronder tref je een overzicht aan van alle onderwerpen die in dit Privacy Statement staan.
- Welke gegevens worden door TCL verwerkt?
- Doel van de verwerking
- Verstrekking aan derden
- Bewaartermijn
- Beveiliging
- Bezoek website
- Foto- en videoprotocol
- Jouw rechten
- Informatie over het Privacy Statement van TCL
- Wijzigingen in dit Privacy Statement
Welke gegevens worden door Tennisclub Leerdam verwerkt?
Als je lid wordt bij TCL worden de volgende gegevens verzameld t.b.v. de ledenadministratie: initialen, voor- en achternaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geslacht, geboortedatum, pasfoto, betaalgegevens en IP-adres (alleen bij inschrijving via de website). Deze gegevens worden gedeeld met de overkoepelende tennisbond KNLTB (met uitzondering van betaalgegevens en IP-adres), die aan jou een bondsnummer toekent. Hiervoor is geen verwerkingsovereenkomst met de KNLTB nodig (zie bijlage 1). Verder wordt een deel van deze gegevens gebruikt in de KNLTB clubapp, waar alle leden van TCL toegang toe hebben middels een wachtwoord. Hierin staan, naast de lijst let TCL leden ook zaken o.a. ook het baanafhangsysteem en wedstrijd uitslagen.
-
- Op de ledenpas staan de volgende gegevens: naam van de vereniging initialen en achternaam en bondsnummer Deze pas dient tevens als toegangspas voor toegang tot het park en het clubhuis (exclusief kantine; dit is alleen voor een selectief aantal leden)
- De volgende gegevens zijn voor alle leden op te vragen in de KNLTB clubapp: Voornaam, achternaam, KNLTB bondsnummer, speelsterkte, telefoonnummer en email adres. Een aantal gegevens worden opgeslagen in het kassasysteem (voornaam, achternaam, emailadres en geboortedatum). Dit om betaling met de ledenpas mogelijk te maken en de regels van de Drank- en Horecawet na te leven.
- In geval van bijzondere verdiensten worden voor- en achternaam in combinatie met verdienste(n) vermeld in het jaarverslag van TCL.
- Mocht een lid van TCL zich inschrijven bij een tennisactiviteit via de website www.toernooi.nl (niet gerelateerd aan TCL, dan worden de gegevens gedeeld met de organiserende vereniging.
- Als een lid van TCL zich aanmeld voor een evenement bij TCL dan worden een aantal contactgegevens verzameld: voor- en achternaam, e-mailadres en evt. ook adresgegevens of een telefoonnummer, afhankelijk van het soort evenement.
- Bij sommige activiteiten worden foto’s of video’s gemaakt voor plaatsing op de website van TCL (zie Foto- en videoprotocol)
Doel van de verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens voor verschillende doeleinden, namelijk voor het:
- optimaal kunnen bedienen van leden van TCL en het verbeteren van de dienstverlening.
- aanmaken van contributiefacturen. Primair worden deze met naam- en adresgegevens en contributiebedrag verzonden via het in het ledenbestand aanwezige e-mailadres.
Rappels worden via e-mail verstuurd; aanmaningen schriftelijk per post.
- aangaan en onderhouden van een relatie met alle leden van TCL door hen o.a. te berichten over het:
- organiseren van competities en toernooien.
- informeren van leden inzake verplichtingen richting TCL (bv. bardienst, contributie).
- organiseren van cursussen en/of opleidingen bv. reanimatie cursus.
- organiseren van bijeenkomsten, bv. De Algemene Leden Vergadering
- verstrekken van door het lid gevraagde informatie.
- aanbieden van producten, diensten, evenementen van TCL, de partners van TCL of andere partijen waarmee TCL samenwerkt.
- versturen van tennisnieuws en servicegerichte informatie om onze leden te informeren, te interesseren en te betrekken.
- nakomen van wettelijke verplichtingen
- archiveren (zie ook par. ‘bewaartermijn’)
Voor zover wet- en regelgeving nadere eisen stelt aan de verwerking zoals het vooraf vragen van toestemming, het bieden van het recht van verzet of het achteraf kunnen afmelden, zal TCL die eisen uiteraard volgen.
Verstrekking aan derden
De door ons verzamelde gegevens zijn nodig in het kader van de hierboven beschreven doeleinden. Als verstrekking van de gegevens aan derden nodig is voor het uitvoeren van de hiervoor genoemde doeleinden, stellen wij jouw gegevens aan deze derden ter beschikking onder de door TCL opgestelde voorwaarden en in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen. Het gaat dan bijvoorbeeld om het verstrekken van gegevens aan derden die voor onze verenigingen en leden een ICT-oplossing aanbieden, zoals de KNLTB (overkoepelende tennisbond) en de daar aan gekoppelde club app en het kassasysteem (Twelve).
Toegangssysteem
De ledenpas geeft toegang tot het tennispark. Het gebruik van de pas wordt geregistreerd. Bij vaste structurele activiteiten, wordt in het systeem ingesteld dat het toegangshek open is en is geen tennispas nodig om toegang te krijgen tot het tennispark. Mogelijk is voor entree van het clubgebouw (toiletten/kantine) wel de ledenpas nodig.
Bewaartermijn
Persoonsgegevens worden alleen voor de hierboven gestelde doelen verwerkt. TCL bewaart deze gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de verwerking van de hierboven omschreven doeleinden, tenzij deze gegevens noodzakelijk zijn om te voldoen aan een wettelijke plicht.
Beveiliging
TCL gaat uiterst zorgvuldig om met de verwerking van jouw gegevens. Er worden voortdurend passende maatregelen genomen om jouw gegevens te beveiligen tegen verlies, ongeoorloofd gebruik of wijziging ervan, conform de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen. Het programma voor de ledenadministratie draait solitair en is voorzien van een beveiliging. Tevens voorziet het programma in het aanmaken van een back-up, welke alleen via het programma weer in te lezen is om de gegevens zichtbaar te krijgen.
Bezoek website
De website van TCL werkt zonder cookies, dus er worden geen gegevens vastgelegd.
Foto- en videoprotocol
TCL hanteert een foto- en videoprotocol voor het plaatsen van foto’s en/of video’s op de website en (sociale) media. Tijdens alle activiteiten die door TCL worden georganiseerd binnen de eigen accommodatie, mogen/kunnen foto’s en video’s gemaakt worden door leden en/of ouders/verzorgers van leden of uitgenodigde pers. Mogelijke omstandigheden waarbij opnamen gemaakt kunnen worden zijn wedstrijden en (officiële) toernooien, verenigingsactiviteiten en trainingen.
Hierbij moet met de volgende zaken rekening worden gehouden:
-
- Bij TCL is het niet toegestaan om foto’s- en/of video’s te maken in de kleedkamers, toiletten of doucheruimtes.
- Voor zover het beeldmateriaal voor eigen gebruik is, gelden geen nadere bepalingen mits het een eigen kind betreft, noch aanvaardt TCL enige aansprakelijkheid hiervoor.
- Door een trainer en/of coach kan gevraagd worden om een video te maken van zijn/haar team/pupil ter verbetering van de prestaties. De volledige opnamen worden enkel ter beschikking gesteld aan de door de trainer en/of coach aangewezen personen.
In alle andere gevallen dient voor het maken van foto’s en video’s goedkeuring te worden verkregen van het bestuur. Ouders/verzorgers van jeugdleden en leden die bezwaar hebben tegen het maken van opnamen in algemene zin, kunnen dit bezwaar kenbaar maken bij het bestuur met opgave van redenen.
Het publiceren van foto’s en video’s is aan de volgende regels onderhevig:
- TCL beheert de website tcleerdam.nl. De website heeft tot doel informatie te verstrekken over de vereniging. Deze informatie is bestemd voor leden, ouders/verzorgers van jeugdleden, sponsors en externe contacten en belangstellenden.
- Het auteursrecht ten aanzien van de inhoud van de website berust bij TCL. Het is niet toegestaan de inhoud van de website geheel of gedeeltelijk openbaar te maken en/of in enige vorm of op enige wijze te verveelvoudigen zonder voorafgaande toestemming van het bestuur.
- Vooraf wordt er geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht.
- Er wordt geen beeldmateriaal van individuele kinderen geplaatst als ouders/verzorgers bezwaar hebben gemaakt. Meerdere kinderen op beeldmateriaal geniet de voorkeur.
- Mochten ouders/verzorgers bezwaar maken tegen bepaald beeldmateriaal, dan kan in overleg besloten worden om dit te verwijderen.
- Leden en/of ouders/verzorgers van jeugdleden die bezwaar hebben tegen het plaatsen van beeldmateriaal, dienen dit schriftelijk kenbaar te maken bij het bestuur. Deze personen komen op een lijst te staan, waarmee rekening wordt gehouden bij de plaatsing hiervan. Dit bezwaar kan ook weer worden herroepen.
- Het bestuur is eindverantwoordelijk voor alles wat geplaatst wordt op de website van TCL en (sociale) media.
Bestuursleden, begeleiders, coaches en trainers hebben een voorbeeldfunctie als het gaat om het gebruik van beelddragers. Zij dienen te allen tijde te handelen naar dit protocol. Indien zich een incident voordoet, zal het bestuur hier zorgvuldig mee omgaan en disciplinaire maatregelen treffen. Betrokken ouders/verzorgers worden direct geïnformeerd.
Jouw rechten
Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te (laten) corrigeren of te verwijderen. Dit laatste kan alleen als er geen wederzijdse (wettelijke) verplichtingen meer zijn tussen jou als lid en TCL.
Informatie over het Privacy Statement van Tennisclub Leerdam
Voor alle vragen en/of opmerkingen die je hebt over het Privacy Statement van TCL kun je contact opnemen door een e-mail te sturen naar bestuur@tcleerdam.nl.
Wijzigingen in dit Privacy Statement
Dit Privacy Statement kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd. Het is daarom raadzaam om met enige regelmaat dit Privacy Statement op de website te raadplegen.
Laatste update: 21 december 2024